Apr 21, 2009

PENGURUSAN KEWANGAN PERPUSTAKAAN

Pihak perpustakaan biasanya menerima peruntukan daripada kementerian atau organisasi pusatnya. Perancangan dan anggaran untuk memohon peruntukan perlu di buat dengan terperinci dan teliti serta boleh dijustifikasi. Oleh yang demikian perpustakaan perlu bertindak meningkatkan prestasi dan membuktikan ia adalah suatu perkhimatan penting yang diperlukan.

Sebahagian besar peruntukan perpustakaan digunakan untuk memperoleh dan menambah bahan-bahan koleksi. Secara umumnya, peruntukan dibelanjakan untuk perkara-perkara berikut:-

  1. Bahan koleksi - buku dan bahan bersiri iaitu majalah dan jurnal menjadi semakin mahal akibat daripada pertukaran mata wang yang tinggi. Begitu juga dengan bahan-nahan audio visual dan multimedia seperti CD-ROM. Dalam hal ini, pihak perpustakaan perlu merancang pembelian dengan teliti. Bahan-bahan yang diperoleh sepatutnya adalah yang diperlukan oleh pengguna. Prospek penggunaan bagi setiap bahan yang diperoleh perlu dianggarkan oleh pustakawan, dengan itu hanya bahan yang dijangkan digunakan sahaja yang diperoleh.
  2. Latihan dan pembangunan kakitangan - Latihan dan pembangunan bagi semua kakitangan perpustakaan adalah sangat penting. Kursus, bengkel ataupun seminar biasanya memakan belanja yang tinggi terutamanya bagi kakitangan profesional. Oleh yang demikian, pihak perpustakaan perlu merancang untuk menghantar kakitangan yang sesuai bagi setiap krusus. Sekiranya boleh, jangan hantar lebih dari 2 orang untuk satu krusus. beri peluang kepada setiap kakitangan untuk menghadiri sekurang-kurangnya 1 krusus dalam setahun. Apa yang boleh dilakukan adalah meminta kakitangan yang menghadiri kursus menyampaikan pula kepada kakitangan lain apa yang telah di pelajari. Secara tidak langsung ini dapat merapatkan hubungan sesama kakitangan.
  3. Program ataupun aktiviti untuk pelanggan - setiap program ataupun aktiviti yang hendak dilaksanakan perlu dirancang dengan rapi. Sekiranya dibenarkan oleh pihak pengurusan, perpustakaan boleh memohon sumbangan daripada pihak-pihak tertentu. Kos promosi biasanya menggunakan peruntukan yang agak besar. Pihak perpustakaan boleh mencari cara promosi yang dapat mengurangkan kos seperti menyiarkan di laman web dan emelkan pengumuman program kepada orang ramai.
  4. Perabot dan peralatan termasuk peralatan komputer - Perabot dan peralatan yang rosak perlu diganti. Penyelenggaraan dan pemeriksaan bagi perabot dan peralatan perlu sering dibuat bagi memastikan kesemuanya dalam keadaan baik dan memanjangkan jangka hayatnya. Bagi peyelenggaraan sistem automasi, adalah lebih baik sekiranya membuat 1 kontrak dengan pembekal, ini bukan sahaja menjamin penyelengaraan berjadual malah jaminan kerosakan diganti.
  5. Kertas dan alat tulis - Jika menggunakan kertas dan alat tulis perlulah dengan wajar tanpa pembaziran. Kira semula perlu diamalkan terutamanya bagi kertas. Kertas- kertas yang tersalah cetak dapat digunakan cetakan pada sebelahnya. Ia juga boleh dipotong kecil untuk dijadikan kertas nota kecil pelbagai guna.
  6. Kemudahan air, elektrik dan pendingin hawa - Penggunaan air, elektrik dan pendingin hawa perlulah dijimatkan. Sekiranya sesebuah bilik ataupun ruang tidak digunakan untuk suatu tempoh yang lama, tutup lampu dan penghawa dingin.






Sumber : panduan Mengurus Perpustakaan

Apr 17, 2009

KATALOG DAN MENGKELAS MANUAL vs KATALOG DAN MENGELAS ATAS TALIAN


KATALOG & MENGKELAS MANUAL

1. Bentuk Katalog


- secara tradisional katalog berbentuk kad 3"x 5".
- Lazimnya digunakan kerana ia mudah di susun serta membolehkan ia dikeluarkan untuk pembetulan dan kemaskini pada bila-bila masa tanpa merosakkan struktur susunanya.

2.Format Katalog

- Berdasarkan peraturan & format yang universal.
- Butir-butir yang perlu dicatat kepada entri katalog ialah nombor panggilan,nama pengarang, judul, edisi, imprin,kolasi,nota, & nombor perolehan.

3.Entri Tambahan

- Diperlukan suapaya bahan yang dikatalog boleh diakses menerusi judul, pengarang bersama, peyunting, penterjemah dan perkara.
- Bilangan entri tambahan adalah berdasarkan kepada butiran pada 'pengesan' dientri utama.

4.Penyusunan Kad Katalog

- kad-kad katalog disimpan & disusun didalam satu kabinet khas yang di panggil kabinet katalog.
- Terdapat 2 cara penyusunan:
- susunan kamus (cara kamus)
- susunan terpisah (mengikut abjad)


KATALOG & MENGKELAS ATAS TALIAN

1. Bentuk

- Bentuk elektronik dan menjadi sebahagian daripada pangkalan data di dalam sistem automasi perpustakaan.

2. Format

- Menggunakan pelbagai perisian bagi menghasilkan rekod katalog.
-Rekod katalog merujuk kepada piawaian atau standart penyediaan rekod bibliografik dalam bentuk elektronik yang di panggil MARC ( Machine-Readable-Cataloging-Record)
- Butiran pada kad katalog tidak boleh dimasukkan begitu sahaja ke dalam komputer.
-Komputer memerlukan kod-kod khas bagi membolehkan ia membaca maklumat yang di masukkan.
-Peraturan-peraturan kod komputer perlu diikuti bagi menghasilkan rekod elektronik (Penanda medan(field tag)

3. Sistem Automasi

- Sistem automasi perpustakaan direka dengan modul yang mempunyai satu program khusus yang membenarkan rekod MARC dinasukkan & dibaca. Ini membolahkan katalog dapat di masukkan, disimpan, dan dicapai semula pada bila-bila masa.



KELEMAHAN/MASALAH PENGGUNAAN KATALOG ATAS TALIAN



  1. Pengguna tidak memahami konsep pangkalan data yang menyimpan rekod-rekod katalog dan bagaiman maklumat rekod-rekod itu (maklumat bibliografi) disimpan. Dimana carian pelanggan hanya berhasil sekiranyya terdapt persmaan antara frasa aratupun kata kunci yang dicari dengan apa yang tersimpan dalam pangkalan data.

  2. Pengguna tidak memahami bagaimana menyatakan keperluan maklumat kepada enjin carian katalog.

  3. Pengguna/ pelanggan menggunakan perkataan yang terlalu luas ataupun terlalu sempit dan dengan iu tidak mendapat hasil tang tepat.

  4. Indeks perkara yang disusun secara turutan huruf (alphabetical order) tidak mengumpul subjek yang berkaitan dalam satu tempat.

  5. Pelanggan tidak memahami konsep operator Boolean.

Masalah lain ( mudah diperbaiki)


  1. Paparan rekod katalog yang tidak mesra pengguna.

  2. Penggunaan istilah sains perpustakaan yang teknikal dan tidak difahami oleh pelanggan.

  3. Pelanggan tidak memiliki pengetahuan menggunakan komputer.

  4. Pelnggan berasa kecewa kerana percubaan pertama menggunkan katalog atas talian tidak memuaskan,lalu mengambil keputusan tidak mahu menggunakan lagi.

Sumber : Panduan Mengurus Perpustakaan.

CONTOH SOALAN PEPERIKSAAN KPSL KE SKIM PENOLONG PEGAWAI PERPUSTAKAAN GRED27 (BAHAGIAN B) (2003)

BAHAGIAN B

1. Bincangkan tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh perpustakaan khusus ke arah mewujudkan pusat kecemerlangan ilmu.

2. (i) Peralihan ke arah perpustakaan digital akan mengatasi kekangan-kekangan yang dihadpai oleh perpustakaan tradisional. Bincangkan.

ATAU

(ii) Bincangkan kelemahan atau faedah perkhidmatan yang dapat ditawarkan oleh perpustakaan digital.


3. Huraikan tanggungjawab yang perlu dimainkan oleh seorang pengurus perpustakaan dalam memastikan hubungan baik di antara kakitangannya dan seterusnya dapat meningkatkan produktiviti jabatan.


4. Nyatakan faktor-faktor yang boleh menyebabkan kerosakan pada bahan perpustakaan dan bincangkan tindakan yang perlu diambil untuk memelihara bahan tersebut.





Sumber : Perpustakaan Negara Malaysia.

Apr 16, 2009

FAKTOR-FAKTOR KEROSAKAN BAHAN & TINDAKAN PEMULIHARAAN/PENYECEGAHAN.

BAHAN BERCETAK

Terdapat 5 Faktor utama yang membawa kerosakan bahan di dalam perpustakaan.

1. Ciri bahan perpustakaan - kerosakan bahan disebabkan ciri fizikal dan ciri bahan itu sendiri seperti jilidan & kandungan bahan kimia didalamnya. Setiap bahan mempunyai kitaran hidupnya sendiri kerana bahan-bahan itu bertindak balas dengan alam sekitar sepanjang masa & menyebabkan bahan-bahan itu menjadi lusuh.

Tindakan pemuliharaan/pencegahan :-
- bahan yang jilidan tidak baik boleh diperbaiki dengan membuat jilitan semula.
- kandungan asid di dalam bahan boleh dikeluarkan melalui proses penyahasidan.

2. Alam persekitaran

(i) Suhu - suhu yang tidak sesuai akan menyebabkan fiberkertas, dakwat, bahan
melekit dan sebagainya menjadi lemah, pudar serta hilang sifat aslinya.

Tindakan pemuliharaan/pencegahan :-
- selaraskan suhu yang sesuai antara 15.5-21 C, ia perlu tetap & berterusan.
- ruang udara mestilah beredar & alat pendingin udara sangat perlu bagi penyimpanan.

(ii) Kelembapan - kelembapan yang tinggi akan menyebabkan kertas kembang, bertompok-
tompok hitam, berkulat & akhirnya reput, ini disebabkan buku adalah bahan yang mudah diresapi air.
- kelembapan yang rendah akan menyebabkan kertas kering, menggeleding, merekah & rapuh.

Tindakan pemuliharaan/pencegahan :-
- menggunakan alat dehumidifier untuk mengawal kelembapan yang di perlukan iaitu 50%RH bagi buku dan 45%RH bagi lukisan.
- atau menggunakan gel silika (kira-kira 4 paun untuk seluas 4 kaki persegi).
- alat thermo-hygrograph boleh digunakan untuk mengetahui kadar suhu & kelembapan ruang.

(iii) Cahaya- cahaya mengandungi pancaran ultra ungu & kepanasan yang akan melemahkan
kekuatan fiber kertas, dakwat, bahan lekit & sebagainya.
- cahaya matahari - mengadungi banyak pancaran ultra unggu.
- cahaya lampu- lampu fluorescent lebih banyak pancaran unltra unggu
berbanding lampu incandescent, tapi lebih panas.

Tindakan pemuliharaan/pencegahan :-
- ruang simpanan yang gelap adalah lebih baik untuk tempat peyimpanan.
- kalau nak menggunakan lampu, guna fluorescent kerana kurang panas.

(iv) Pencemaran udara

a. Debu - debu yang beterbangan ditiup angin mengandungi asid, kuman &
kelembapan.
Apabila melekat pada kertas akan memyebabkan proses
kerosakan akan berlaku dalam bentuk tompok-tompok hitam kecil.

b. Gas - gas sulphur dioksida dari ekzos kenderaan & serombong kilang-kilang
mereputkan kertas.

Tindakan pemuliharaan/pencegahan :-
- menggunakan alat air purifier @ ionizer bagi memerangkap debu & habuk.
- buku, rak @ ruang almari perlu dibersihkan dari debu.
- Lebih baik membersihkan ruang menggunakan vacum cleaner daripada penggunaan penyapu yang membuat debu beterbangan di udara & hinggap semula pada rak & buku.

3. Perlakuan manusia.

(i) Peyimpanan
- bahan-bahan seperti klip kertas, pin & bahan stapler yang ada pada bahan mudah karat & merosakan kertas.
- rak-rak / alamari yang berkarat.
- rak yang rendah dan tajam tepinya akan menyebabkan buku rosak jika di susun condong & buku akan terkoyak kerana tajamnya rak itu.
- cara menyusun buku.

Tindakan pemuliharaan/pencegahan :-
- untuk menanda buku gunakan penanda buku.
- meggunakan rak yang tahan karat.
- menyusun bahan dengan baik/tersusun.

(ii) Penggunaan - cara penggunaan yang salah seperti mambaca sambil makan & minum,
membuat catatan di atas buku, meletakkan tangan di atas buku yang dibaca/rujuk & menanda buku dengan melipat halaman.

(iii) Pameran - semasa pameran, uadara di dalam meja/ almari tidak dapat keluar memyebabkan udara lebih panas/kering @ lebih lembab berbanding udara luar.
- wap panas & pancaran cahaya ultra ungu melemahkan fiber kertas.

Tindakan pemuliharaan/pencegahan :-
- meja/almari perlu ada ruang suapaya udara boleh beredar.
- suhu & kelembapan perlu di pantau.
- penggunaan lampu yang tidak menumpu pada bahan.
- elak pamerr dalam tempoh yang lama.
- ruang perlu ada pendingin udara.

(iv) Penyalinan
- tidak cermat semasa membuat penyalinan.
- cahaya & suhu panas mesin fotokopi menyebabkan kertas & dakwat menjadi rosak.


4. Haiwan/serangga perosak- serangga seperti lipas, anai-anai, silverfish dan tikus.

Tindakan pemuliharaan/pencegahan :-
- mengawal serangga dengan membuat pewasapan.


5. Bencana alam - banjir & kebakaran juga merosakkan buku.

Tindakan pemuliharaan/pencegahan :-
- mengawal kebakaran dengan menggunakan alat pengesan kebakaran @ smoke detector.


BAHAN TIDAK BECETAK.

Faktor kerosakan :-
- cara proses yan tidak betul menyebabkan imej tidak dapat diperolehi dengan baik.
- cara penyimpanan - tidak boleh kelembapan tinggi- tidak lebih 50%RH.
- suhu yang tidak stabil/selaras.
- sulfur dioksida & hidrogen sulfur boleh merosakkan.
- penggunaan yang tidak cermat.
- kerosakan oleh api @ air.


Tindakan pemuliharaan/pencegahan :-
- Bilik perlu berhawa dingin 24 jam.
- Peratus kelembapan dikawal ke tahap diantara 40%RH-50%.
- Suhu antara 15-20 C.
- Menggunakan kabinet yang fireproof & dushproof serta cat yang tidak melekit.
- Rekabentuk kabonet yang membenarkan udara di dalam laci & bahagian lain boleh beredar.
- Simpan master copy dengan baik.
- menggunakan sarung tangan untuk elak peluh, tangan berminyak dll.
- elakkan menyentuh imej pada mikrofilem




Sumber : Bahagian Pemuliharaan, PNM


Apr 14, 2009

CONTOH SOALAN PEPERIKSAAN KPSL KE SKIM PERKHIDMATAN PENOLONG PEGAWAI GRED S27. (SEKSYEN A) (2003)

Seksyen A

1. (i) Bincangkan kepentingan penguatkuasaan Akta Penyerahan Bahan Perpustakaan 1986 bagi memastikan koleksi Terbitan Negara terpelihara dan terkawal.

ATAU

(ii) Apakah jenis-jenis bahan yang perlu diserahkan oleh penerbit mengikut Akta Penyerahan Bahan 1986 dan bincangkan implikasinya ke atas mereka sekirannya gagal berbuat demikian.


2. Bincangkan mengenai peruntukan undang-undang yang menyokong usaha memajukan pembacaan dengan merujuk kepada Akta Perpustakaan Negara Malaysia (Pindaan) 1987 atau mana-mana Enakmen Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri.

3. (i) Bincangkan perbezaan di antara proses mengkatalog dan mengkelas atas talian (secara berkomputer) dengan proses mengkatalog dan mengkelas secara manual.

ATAU

(ii) Bincangkan peranan yang perlu dimainkan oleh sesebuah perpustakaan dalam memastikan perkembangan koleksinya menyokong pembinaan pusat kecemerlangan organisasinya.



Sumber : Perpustakaan Negara Malaysia


Apr 10, 2009

PEMASARAN PERPUSTAKAAN

Pemasaran penting untuk memastikan kesinambungan atau survival sesebuah organisasi. Organisasi yang mengamalkan pemasaran adalah lebih berjaya dan berdaya saing daripada yang tidak mengamalkannya.

DEFINISI PEMASARAN

- beberapa jenis aktiviti yang berhubung kait antara satu dengan yang lain, ia bermula dengan menganalisa pelanggan anda bagi memastikan keperluan mereka dan diakhiri dengan menyampaikan perkhidmatan ataupun produk yang diwujudkan bagi memenuhi keperluan pelanggan.

- satu proses pertukaranataupun satu cara bagi memupuk kerjasama serta perkongsian antara pihak yang menawarkan barangan ataupun perkhidmatan dengan pihak yang menerima barangan ataupun sesuatu perkhidmatan.

PEMASARAN PERPUSTAKAAN
- menyampaikan kepada komuniti pelanggan mengenai apa yang dapat ditawarkan dan manfaat-manfaatnya.

TUJUAN PERTUKARAN wujud 5 keadaan.

1. Perlu ada sekurang-kurangnya 2 pihak.
2. Setiap pihak perlu ada sesuatu yang bernilai untuk pihak yang satu lagi.
3. Setiap pihak berupaya berkomunikasi dan menawarkan barangan ataupun perkhidmatan.
4. Setiap pihak bebas menerima ataupun menolak tawaran pihak satu lagi.
5. Setiap pihak mempunyai keinginan dan merasa patut untuk berurusan dengan pihak yang satu lagi.

MEMASARKAN PERPUSTAKAAN
- barangan yang ditawarkan adalah koleksi bahan-bahan yang dimiliki hasil terbitan perpustakaan itu sendiri seperti buku, majalah, jurnal, surat khabar, pita audio, pita video, CD-ROM, pangkalan data & internet.
- perkhidmatan yang ditawarkan seperti bahan pinjaman bahan, fotokopi, khidmat rujukan dan kesedaran semasa, penyampain maklumat terpilih dan pinjaman antara perpustakaan.
- program dan aktiviti yang dijalankan secara berterusan ataupun sempena sambutan acara tertentu.
- menyediakan tempat bagi pelajar sekolah mengulangkaji dan belajar.
- menyediakan bahan-bahan pembelajaran seperti buku ulangkaji dan rujukan bagi menyokong kurikulum sekolah.
- memberikan latihan kemahiran dalam pencarian maklumat seperti progran literasi maklumat atau celik maklumat.
- menyediakan ruang ataupun dewan untuk keunaan masyarakat setempat.
- membuat kerjasama dengan bada -badan lain bagi memupuk minat membaca.

SEBAB PERLUNYA PEMASARAN PERPUSTAKAAN

1. Perkembangan internet sebagai media maklumat yang paling popular dan anggapan orang ramai bahawa maklumat boleh didapati secara percuma di internet.

2. Ramai yang berfikir,pencarian maklumat di intenet & pangkalan data atas talian boleh mereka lakukan sendiri tanpa bantuan pustakawan. Ramai yang tidak menyedari kepakaran pustakawan dalam strategi dan teknik pencarian maklumat; adalah amat efektif dalam waktu yang pantas, dan dapat menjimatkan kos.

3. Perkembangan perpustakaan virtual ataupun digital yang tidak menonjolkan tugas dan kepentingan pustakawan. Dalam hal ini, tugas pustakawan diambil alih oleh pakar komputer ataupun pakar sistem maklumat yang tidak mempunyai pengetahuan dan kemahiran dalam memperoleh, mengurus, mengkatalog dan mengelas maklumat.

4. Pengurangan peruntukan di dalam organisasi membawa kesan kepada perpustakaan,ini disebabkan kerana perpustakaan dianggap tidak membawa keuntungan kewangan, dan perpustakaan sering menerima peruntukan kecil yang tidak memadai bagi penambahan koleksi yang memuaskan. selain itu perpustakaan sering berhdapan dengan masalah kekurangan kakitangan.

5. Kerja-kerja perpustakaan mula diupah (outsource) kepada syarikat luar untuk dilaksanakan.

AKTIVITI PEMASARAN

1. Maskot, logo dan slogan
2. Brosur
3. Surat berita atau newsletter
4. Mel terus atau direct email
5. Papan kenyataan atau bulletin board
6. Cenderahati
7. E-mel
8. Laman Web
9. Iklan

AKTIVITI PERHUBUNGAN AWAM

1. Rumah terbuka.
2. Program membaca bersama sekolah.
3. Program membantu pelajar membuat kajian atau projek sekolah.












Sumber : Panduan Mengurus Perpustakaan

LinkWithin

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...